Elektronische Kassenführung ab 2020

Was hat sich für elektronische Kassensysteme vom 1. Januar 2020 an geändert?

Wir fassen die wichtigsten Änderungen für Sie an dieser Stelle zusammen:

• Die Einführung der Kassennachschau für alle Kassenarten

Mit der Kassennachschau prüfen die Finanzbehörden, ob Kassenaufzeichnungen und die Buchung von Kasseneinnahmen und –ausgaben ordnungsgemäß erfolgen. Die Prüfung kann ohne Vorankündigung erfolgen und der Kassenprüfer kann die Herausgabe der Kassendaten und den Zugriff auf die Kasse verlangen.

• Belegausgabepflicht:

Alle elektronischen Registrierkassen müssen in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen, entweder elektronisch oder in Papierform. Dazu notwendig sind neben dem Beleg selbst auch Angaben zu den folgenden Sicherheitsmerkmalen:

1. vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
2. Datum und Uhrzeit von Vorgangsbeginn und -ende bzw. ggf. Vorgangsabbruch,
3. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang der sonstigen Leistung,
4. Transaktionsnummer,
5. Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag sowie den Steuersatz, oder sofern eine Steuerbefreiung greift, einen Hinweis darauf,
6. Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems oder des Sicherheitsmoduls,
7. Betrag je Zahlungsart
8. Signaturzähler
9. Prüfwert

Ausgenommen von der Belegausgabepflicht sind laut Gesetz auf Antrag Unternehmen, die Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen verkaufen.

• Meldung des Kassensystems an die Finanzverwaltung

Alle Registrierkassensysteme müssen beim Finanzamt elektronisch gemeldet werden - Neuanschaffungen und/oder auch die Außerbetriebnahme der elektronischen Kasse – und zwar innerhalb eines Monats. Wenn Zweitkassen nicht gemeldet werden, gilt das als Straftatbestand. Die technischen Voraussetzungen der elektronischen Übermittlung sind aktuell jedoch noch nicht geschaffen.

• Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE)

Zukünftig müssen Kassensysteme über eine implementierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) verfügen. Die TSE besteht aus drei Bestandteilen:

1. Das Sicherheitsmodul protokolliert alle Kasseneingaben von Beginn an und speichert Zusatzinformationen (z.B. Zeit, Zähler und Signatur). Dies unterbindet unerkannte Veränderungen und Löschungen.
2. Auf dem Speichermedium werden die abgesicherten Daten der Einzelaufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht geschützt abgelegt.
3. Die einheitliche digitale Schnittstelle soll einen herstellerunabhängigen reibungslosen Austausch der geschützten Daten mit der Finanzbehörden gewährleisten.

• Welche Auswirkungen hat dies?

Im ersten Schritt muss geprüft werden, wann das verwendete Kassensystem angeschafft wurde. Daraus ergibt sich die Frage, ob das Kassensystem nachgerüstet werden kann oder ein neues System angeschafft werden muss.

Bei einer Anschaffung vor dem 25. November 2010 sollte Rücksprache mit dem Hersteller gehalten werden, ob das Kassensystem auf eine TSE-Zertifizierung des BSI nachgerüstet werden kann. Kann das System nicht nachgerüstet werden, darf es nur noch bis zum 30. September 2020 verwendet werden. Nachrüstbare Kassen müssen bis 30. September 2020 nachgerüstet werden. Hier besteht also Handlungsbedarf.

Bei einer Anschaffung im Zeitraum zwischen dem 26. November 2010 und dem 01. Januar 2020 sollte ebenfalls zusammen mit dem Hersteller geklärt werden, ob das Kassensystem auf die BSI-Zertifizierung nachgerüstet werden kann. Nicht nachrüstbare Kassen dürfen nur noch bis zum 31. Dezember 2022 verwendet werden. Achtung: Diese Ausnahmeregelung gilt nicht für PC-Kassensysteme. Nachrüstbare Kassen müssen bis 30. September 2020 nachgerüstet werden. Auch hier besteht damit Handlungsbedarf.

Neue elektronische Kassensysteme, die ab dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, müssen alle über die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Allerdings besitzt aktuell noch kein Kassensystem eine solche Zertifizierung des BSI. Die Frist wurde bis zum 30. September 2020 verlängert.

• Fazit

Da die elektronischen Kassensysteme stark im Fokus der Finanzverwaltung stehen, darf der Steuerpflichtige seine (neuen) Pflichten nicht vergessen. Denn sollte er die Vorgaben der Finanzverwaltung nicht beachten, drohen Bußgelder bis zu 25.000 Euro. Auch kann die Kasse im Rahmen einer Betriebsprüfung oder einer Kassennachschau verworfen werden. Dann darf die Finanzverwaltung Hinzuschätzungen vornehmen. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, nicht erst bis zum 30. September 2020 zu warten und bereits vorher eventuell erforderliche Vorkehrungen zur Kassennachrüstung zu treffen.

Oksana Miglietti, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Dipl.-Kauffrau (FH)

Ihre Fragen zu diesem Thema beantwortet gerne Frau Oksana Miglietti.