E-Rechnung: Was Unternehmen zum Start 2025 wissen und beachten sollten
Im gewerblichen Umfeld müssen ab dem Jahreswechsel 2024/2025 elektronische Rechnungen empfangen, ab dem 1. Januar 2027 auch erstellt und versandt werden können. Mario Schnurr von Schultze & Braun erläutert alles Wichtige rund um die E-Rechnung.
Herr Schnurr, warum wird die E-Rechnung eingeführt?
Schnurr: Die Neuerung ist Teil des sogenannten Wachstumschancengesetzes und stellt einen wesentlichen Schritt in der Digitalisierung von Geschäftsprozessen dar. Dieser geht auf die europäischen Norm EN 16931 zurück und zielt darauf ab, den Rechnungsprozess zu modernisieren, Fehler zu minimieren und die Effizienz zu steigern. Hintergrund für die Änderung bei der Rechnungsstellung ist die geplante Einführung eines zunächst nationalen und dann EU-weiten elektronischen Umsatzsteuer-Meldesystems. Dieses soll aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden, die Digitalisierung der Rechnungen ist also nur der erste Schritt dorthin.
Ab wann müssen Unternehmen und Finanzbehörden in Zukunft E-Rechnungen nutzen?
Mario Schnurr: Unternehmerinnen und Unternehmer sind ab dem Jahreswechsel 2024/2025 in Deutschland grundsätzlich dazu verpflichtet, im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen zu können. Mit der sogenannten E-Rechnung werden die Grundlagen für das elektronische Umsatzsteuer-Meldesystem geschaffen. Ab 2027 besteht im B2B-Bereich eine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen. Für kleine Unternehmen greifen die Vorschriften zur Ausstellung von E-Rechnungen spätestens ab 2028.
Wodurch unterscheidet sich das elektronische Format der E-Rechnung von bisherigen Rechnungen?
Schnurr: Zunächst einmal ist es so, dass die E-Rechnung nicht einfach nur ein PDF-Dokument der Papierrechnung ist, wie es schon jetzt von immer mehr Unternehmen ausgestellt und an Kunden etwa per E-Mail versandt wird. Die E-Rechnung ist vielmehr eine Rechnung in einem maschinenlesbaren und nach genauen Vorgaben strukturierten XML-Format, das elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen werden kann. Eine wichtige Vorgabe dabei ist, dass dieser Datensatz automatisch weiterverarbeitet werden können muss. Die Inhalte und das Format des Datensatzes sind durch die EN 16931-Norm EU-weit einheitlich festgelegt.
Welche Vorgaben gibt es bei der Umstellung?
Schnurr: Wichtig ist: Bereits ab dem kommenden Jahr müssen Unternehmen empfangsbereit für Eingangsrechnungen im neuen Format der E-Rechnung sein. Hat ein Unternehmen gewerbliche Kunden, muss es perspektivisch auch E-Rechnungen stellen. Der jeweilige Zeitpunkt, ab dem das der Fall sein muss, ist allerdings unterschiedlich und hängt vom Umsatz ab: Unternehmerinnen und Unternehmer, die bei gewerblichen und privaten Kunden 800.000 oder weniger Euro umsetzen, dürfen die PDF-Rechnung beziehungsweise die Rechnung auf Papier übergangsweise noch bis Ende 2027 nutzen. Nach dieser Übergangsphase müssen auch sie im B2B-Bereich dann aber auf E-Rechnungen umstellen. Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, muss bereits nach dem Jahreswechsel 2026/2027 im B2B-Bereich E-Rechnungen stellen und sollte die Umstellung daher möglichst rechtzeitig angehen.
Worauf sollten Unternehmen im Zusammenhang mit der Umstellung auf die E-Rechnung achten?
Schnurr: Bei der Vorbereitung auf die E-Rechnung sollten Unternehmerinnen und Unternehmer auch die Aufbewahrungsfristen im Blick haben: Wie Papierrechnungen müssen E-Rechnungen und dazugehörige Dokumente für mindestens zehn Jahre archiviert werden, um lesbar und unverändert zu bleiben – beginnend ab dem Ende des Quartals, in dem die Rechnung erstellt wurde. Trotz der Änderungen durch das Wachstumschancengesetz gelten immer noch die Regeln für ordnungsgemäße Buchführung und den Zugriff auf digitale Daten. Die E-Rechnungen müssen so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter jederzeit darauf zugreifen kann.
Mit welchem Aufwand muss ein Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung rechnen?
Schnurr: Gerade mit dem Blick auf die Besonderheiten ist unbestritten, dass die Umstellung auf die E-Rechnung zunächst einiges an Aufwand erzeugt. Denn die Digitalisierung der Rechnungsprozesse erfordert sowohl Zeit als auch Know-how inklusive der Schulung von Mitarbeitenden – etwa durch Softwarepartner, Steuerberater oder Verbände. Ist die E-Rechnung aber erst einmal eingeführt, bringt sie deutliche Arbeitserleichterungen sowie eine substanzielle Kosten- und Zeitersparnis. Oder anders formuliert: Der Aufwand für die Umstellung auf die E-Rechnung zahlt sich auf lange Sicht für Unternehmen sehr wahrscheinlich im wahrsten Sinne des Wortes aus: Denn die Umstellung auf E-Rechnungen verspricht durch die EU-weite Vereinheitlichung nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern auch eine nachhaltigere Geschäftspraxis.
Welche Vorteile soll die E-Rechnung darüber hinaus haben?
Schnurr: Ein zentraler Vorteil sind zudem deutliche Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Druck, Versand und Lagerung sowie durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses werden viele manuelle Schritte überflüssig. Durch Software-Lösungen lassen sich Aufgaben wie das Erfassen, Abgleichen und Freigeben von Rechnungen sowie deren Ablage automatisieren. Dies ermöglicht es dann, sich auf andere Kerntätigkeiten zu konzentrieren. Zudem beschleunigt die Verarbeitung von E-Rechnungen den Zahlungsverkehr und stärkt das Cashflow-Management.
Die Vorteile durch E-Rechnungen
- Schnellerer Rechnungsprozess: Durch die automatisierte Datenverarbeitung können E-Rechnungen deutlich schneller bearbeitet werden. Dies reduziert nicht nur den administrativen Aufwand, sondern beschleunigt auch den gesamten Zahlungsverkehr.
- Minimierung von Fehlern und Missverständnissen: Die präzise digitale Übermittlung von Rechnungsdaten minimiert das Risiko von Fehlern, die bei der manuellen Eingabe häufig auftreten. Dies führt zu einer zuverlässigeren und genaueren Abwicklung der Rechnungen.
- Transparente und lückenlose Dokumentation: E-Rechnungen ermöglichen eine lückenlose und transparente Nachverfolgung aller Rechnungsprozesse. Die Überprüfung und Nachweisführung bei eventuellen Prüfungen oder Unstimmigkeiten wird erleichtert.
- Reduzierung von Papierverbrauch, Portokosten und CO2-Emissionen: Die Umstellung auf digitale Rechnungen spart nicht nur Papier, sondern auch Portokosten und trägt dadurch einerseits zur Kostensenkung bei, reduziert aber zudem durch den Verzicht auf den physischen Versand auch den CO2-Fußabdruck.
- Verbesserung der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern: Die digitale Übermittlung und Verarbeitung von Rechnungen verbessert die Effizienz der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, da Rechnungen schneller und fehlerfrei ausgetauscht werden können.
Tipps für die Vorbereitung auf die Umstellung zur E-Rechnung
1. Technische Infrastruktur prüfen und anpassen: Es muss sichergestellt werden, dass die IT-Infrastruktur den Anforderungen der E-Rechnung entspricht. Dies umfasst die Fähigkeit, E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD zu empfangen und zu verarbeiten.
2. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeiter sollten im Umgang mit der neuen Technologie und den dazugehörigen Prozessen entsprechend geschult werden. Dies ist entscheidend, um Fehler zu vermeiden und den Übergang so effizient wie möglich zu gestalten.
3. Kooperation mit Experten: Experten, die über die notwendige Erfahrung und Fachkenntnis verfügen, können zurate gezogen werden, um bei der Umstellung auf die E-Rechnung Unterstützung zu erhalten. Dies kann die Implementierung und Integration der neuen Systeme erheblich erleichtern.
4. Testphasen einplanen: Es sollten Testphasen durchgeführt werden, um die neuen Prozesse und Systeme auf ihre Funktionsfähigkeit und Effizienz zu überprüfen. Dies ermöglicht es, potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.
Der Zeitplan:
- Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen.
- Ab Januar 2027 sind Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen.
- Ab Januar 2028 sind auch alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro verpflichtet, an unternehmerische Leistungsempfänger ausschließlich elektronische Rechnungen auszustellen.